Le domande frequenti sul software per il booking online
Domande chiave per la scelta di un software per il booking on-line.
Ci siamo trovati ad avere a che fare con molti clienti che hanno cambiato il software per il booking online in quanto avevano fatto una scelta errata o avevano trovato delle limitazioni che non avevano precedentemento preso in considerazione. Qui di seguito cerchiamo di riassumere una serie di domande che si dovrebbero porre gli albergatori prima di contrattare un nuovo software per il booking on-line.
1. Il sistema può integrarsi in qualunque tipo di web?
È la prima domanda importante a cui dobbiamo pensare poiché possiamo avere per esempio il nostro sito web ospitato in un hosting Windows o Linux e l’applicazione funzionare solo in uno dei due sistemi.
2. Quanto tempo ci vorrà affinchè il software per il booking on-line funzioni?
Il software per il booking online deve essere preparato in un solo giorno e funzionante con qualunque server web, sia Windows che Linux.
3. Dove è ubicato il sistema?
È vitale conoscere dove vengono conservati i dati delle prenotazioni e delle tariffe. A volte quello che può essere un gran vantaggio può essere un gran fallimento poiché molti di questi programmi richiedono un server proprio che normalmente è ubicato nella propria installazione. Questo non è un problema per portare avanti la gestione giornaliera della struttura, ma lo diviene per un software per il booking on-line. Che cosa succede se l’ADSL non funziona più? Che cosa succede se va via la luce e termina l’energia del server centrale? Semplicemente, non c’è software per il booking online.
4. È un software per il booking on-line o un sistema di richesta di disponibilità?
Capiamo come un software per il booking on-line sia un sistema capace di comprovare la disponibilità in tempo reale delle stanze richieste dal cliente ed il pagamento delle stesse senza la necessità di nessun intervento da parte del gestore dell’albergo.
Ci sono molti sistemi pubblicizzati come software per il booking on-line che in realtà non sono nient’altro che sistemi che richiedono al cliente le date di arrivo/partenza ed il numero di stanze come semplice petizione alla qualce poi la struttura ricettiva dovrà rispondere manualmente.
È importante che il software per il booking on-line possa iniziare e finire una prenotazione dall’inizio alla fine.
5. Che modalità di pagamento permette?
È importante che il software per il booking on-line utilizzi comunicazioni fatte sotto ambiente sicuro e cifrato.
6. È possibile la personalizzazione del sistema?
È basilare che il software per il booking on-line assomigli e si integri il più possibile al nostro sito web attuale con l’immagine dell’impresa. Il software per il booking online dovrebbe avere almeno la possibilità di collocare il logo e colori dell’impresa.
7. Come gestisce il soggiorno minimo?
Altra cosa molto importante è il soggiorno minimo che deve essere possibile definire per giorni.
8. È possibile la configurazione delle stanze?
È importante definire i limiti e capacità delle stanze. Per esempio: Minimo di adulti, numero massimo di bambini, tariffa minimo di adulti. Se non si dispone di questa possibilità è probabile che si non possano caricare le tariffe in modo adeguato.
para la elección de un sistema de reservas
En NeoBookings nos hemos encontrado con muchos clientes que han cambiado de sistema de reservas online al realizar una mala elección o ante limitaciones que no habían contemplado. A continuación les dejamos una serie de preguntas que debería realizar a su próximo distribuidor antes de contratar un nuevo software de reservas online.
1. ¿El sistema se puede integrar en cualquier tipo de web?
Es la primera pregunta importante que debemos realizar ya que podemos tener nuestra web hospedada en un alojamiento Windows o Linux por ejemplo y la aplicación funcionar en sólo uno de los dos sistemas.
2. ¿Cuánto tiempo tardaremos a tener el sistema funcionando online?
De todos es sabido lo importante que es a día de hoy contar con un sistema de reserva online y como han cambiado los hábitos de las personas al reservar. Es por eso que si aún no disponemos de un sistema de reservas online lo necesitamos con la mayor urgencia posible.
El sistema de reservas online NeoBookings se instala en un solo día y funciona con cualquier servidor web, ya sea Windows o Linux.
3. ¿Dónde está ubicado el sistema?
Es vital conocer donde se van a guardar los datos de las reservas, tarifas y cupos.
Es posible que usted cuente con un software de gestión y que últimamente le hayan informado de la existencia de un módulo para enlazarlo con su programa.
Lo que puede ser una gran ventaja a veces puede ser un gran fracaso ya que muchos de estos programas requieren de un servidor propio que normalmente están ubicados en sus propias instalaciones. Esto no es un problema para llevar la gestión diaria pero si lo es para un sistema de reservas online. ¿Qué pasa si falla la ADSL? ¿Qué pasa si se va la luz y se termina la energía del SAI? Simplemente, NO HAY SISTEMA DE RESERVAS.
4. ¿Es un sistema de reservas online o un sistema bajo petición?
Entendemos como sistema de reservas online un sistema que es capaz de comprobar la disponibilidad en tiempo real de las habitaciones solicitadas por el cliente y el pago de las mismas sin la necesidad de ninguna intervención por parte del hotelero.
Hay muchos sistemas que se publicitan como software de reservas online y no son más que sistemas que solicitan al cliente las fechas de entrada/salida y el número de habitaciones convirtiéndose en una simple petición que luego el hotelero deberá contestar manualmente aparte de realizar el cobro manual.
Es importante que nuestro sistema pueda iniciar y finalizar una reserva de principio a fin.
5. ¿Qué modalidades de pago permite?
Tener varias posibilidades en la forma de pago es una ventaja que podemos ofrecer a nuestro cliente y es una ventaja más a la hora de querer reservar con nosotros y no en un portal con opciones limitadas o únicas.
Es importante saber si el sistema de reservas puede comunicarse con el TPV virtual de nuestro banco y si además permite el cargo de tarjetas de crédito y de débito.
Es posible que queramos cargar nosotros mismos los cargos en tarjeta. Si este es su caso pregunte si el software de reservas cuenta con la opción de enviarle los datos de las tarjetas bajo un entorno seguro y cifrado de comunicaciones y cumple con las obligaciones legales de la Agencia de Protección de Datos.
6. ¿Es posible la personalización de del sistema?
Es básico que nuestro sistema de reservas se asemeje y se integre lo más posible en nuestra web actual o nueva web con la imagen corporativa de la empresa. El software de reservas debería tener al menos la posibilidad de colocar el logo y colores de la empresa o establecimiento.
7. ¿Cómo gestiona la estancia mínima? ¿Y el release?
Si observa varios sistemas del mercado verá como una cosa tan importante como la estancia mínima no viene en muchos sistemas o bien se tienen que contratar módulos opcionales. En el caso de que disponga de estancia mínima debería ser posible definir esta por días y no como un parámetro general que no se pueda cambiar.
Aparte de la estancia mínima puede interesarnos contar con un sistema de release o reserva con antelación a unas fechas.
8. ¿Es posible la configuración de las habitaciones?
Es importante definir los límites y capacidades de las habitaciones. Por ejemplo: Mínimo de adultos, número máximo de niños, tarificación mínima de adultos… Si no se dispone de esta posibilidad es probable que no pueda cargar sus tarifas en su sistema para que se reproduzcan en su totalidad.
9. ¿El sistema soporta la tarificación de suplementos?
Si necesita cargar suplementos sobre su tarifa base como aire acondicionado, vista mar, parking… será necesario que su sistema de reservas cuente con la opción de tarificación de estos suplementos con la posibilidad de tarificar por habitación o por persona.
¿Sus tarifas tienen suplementos por estancía mínima de 2, 3, 4, … días? Si es así pregunte si el nuevo sistema de reservas lo puede gestionar.
10. ¿Se pueden reservar diferentes tipos de habitación en la misma reserva?
Si no quiere perder reservas de grupos es interesante disponer de un sistema que permita reservar más de un tipo de habitación por ejemplo dos habitaciones dobles y una triple.